规范化管理快印店图文文件基本条例

时间：2011-11-01 18:17:48来源：印联传媒

【印联传媒内容摘要】快印店最常接触图文文件管理，移动硬盘、优盘等存储工具的使用也比较频繁。为了保障公司的网络和相关设备的安全对于文件的管理一定要提高注意。公司电脑文件管理、移动存储设备的管理以及相关工作软件的安装和应用应该规范化、制度化。以保障公司和客户的信息安全，方便相关信息存储和查询。

　　为了防止病毒感染，影响整个公司电脑系统和网络正常运行，同时为规范文件的存储、软件的安装、做好客户资料保密工作，最主要的就是便于客户文件资料的查询、配合公司设备信息做好电脑的保养工作。

　　适用于标书王图文输出部的管理，大客户文件、固定客户的封面样本以及客户明确要求保存的文件按照此规定执行，其他文件打完后，任务完成客户已验收，立即删除。

　　输出部建立了一个以XX号机为服务器的共享文件夹，为此制定以下条例，希望所有员工参与管理和共同遵守：

　　1、每台电脑桌面上的共享文件夹不可删除;

　　2、文件命名规定。在桌面规定文件目录下建立以日期命名的文件夹，里面再建立以客户名称命名的文件夹，里面除了保存客户发发送的文件以外，应该保留QQ交谈记录及制作要求的WORD文件。

　　3、 QQ或邮箱接收文件的管理。接收或下载好文件后，立即进行查毒，如发现病毒立即处理，文件存储时，建立以日期命名的文件夹，里面再建立以客户名称命名的文件夹，里面除了保存客户发发送的文件以外，应该保留QQ交谈记录及制作要求的WORD文件。

　　4、文件的拷贝：在拷文件时先进行查毒，如发现病毒立即断开进行处理;

　　5、文件的查找：在建议文件夹时，在规定文件目录下建立以日期命名的文件夹，里面再建立以客户名称命名的文件夹，里面除了保存客户发发送的文件以外，应该保留QQ交谈记录及要求的WORD文件。目的为了加做、修改或返工时便于其他技术人员查找，可以凭返工单及单位名称进行查找文件;

　　6、特殊文件的保存：“公司”文件夹下设有“大客户文件夹”、“固定客户文件夹”和“公司封面样本文件夹”用来保存长期或固定客户的文件资料和公司封面样本;操作人员应该将一些常用的客户封面或logo标志和一些有价值的封面以cdr或psd格式进行保存;

　　7、制作文件的保存：在交接班前每位技术人员应整理自己的制作过的文件，在每个制作单下的文件夹应该保存最终正确无误的文件。没有保存期规定的文件只保留一周。除了文件以后，还应该有文件纸张要求，是否双面，打印的设置要求、装订文件还是有最终打印文件以及客户的特殊要求等。

　　8、文件的删除：用户的电脑每次重启后要清空临时文件，在删暂存文件时应该注意不可删除本机的系统文件和程序文件。

　　9、文件的共享：为防止病毒感染，未经经理同意，操作人员不可擅自共享其他的文件或分区目录，严禁C盘共享;

　　10、公司移动磁盘上文件的管理：移动磁盘由前台或门店经理统一保管和保密，员工取件如需要带盘去客户拷文件，应先将磁盘清空或格式化，避免将其它客户资料或内部资料泄露。

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