【印联传媒内容摘要】日报表在许多企业中都不受职工欢迎，究其原因，是其常被误解为一种对员工个人成绩、工作表现的评价工具。不仅如此，许多管理干部和企业领导也经常低估报表统计工作在企业管理中的巨大作用。但我们应该意识到，每一位员工所完成的工作不仅体现其自身的工作成绩，同时也反映出企业、部门整体的工作业绩。企业要想在竞争激烈的市场中立足，必须在清楚各项成本的基础上，在企业内部建立一个全面的报表统计制度，并充分利用报表统计提供的数据来改进企业管理工作。
有一家印刷企业，新购置了一台高宝5色上光胶印机。该设备在技术上非常先进，但运行情况并不理想，实际利用率只有76%。对此现象，胶印车间主任解释是由每班开机前的准备时间及下班停机前的整理时间过长造成的，且认为对于这种72cm×104cm对开幅面的设备，每天两小时的准备时间和整理时间很正常。但随后进行的数据分析表明原因并不在此。调查发现，车间操作人员没有在日报表上如实填写诸如停机、等工、等印版、等纸、缺少印件施工单等项，造成管理及决策数据失效。
经深入分析，新一代印刷机调试准备时间几乎缩短了一半，且印刷速度大幅提高，使得每台设备对印版需求几乎增加了30%。而该厂从事拼版、晒版工序的人员不够，难以满足高速印刷机的需求。同时，晒版人员忙中出错，还会生产出许多废版。对此，企业采取了多种补救措施，例如：请来德国专家对晒版工作人员进行培训，统一晒版工序质量标准;从外厂调来熟练操作人员;把部分拼版任务外发加工，补充一部分生产加工能力等。但由于外加工的供货时间常常得不到保证，每次供版时间推迟仍会造成等版、停机。此外，生产组织管理问题又不能通过正确的日报表填写及时反馈给管理者进行纠正。
企业日报表统计的应用
企业日报表统计主要是为建立生产数据库服务的，生产数据库是统一管理、组织、维护和提供生产管理所需数据的子系统。它是生产管理系统的数据中心，集中建立和维护生产经营所必须的基本数据资源，为生产经营部门所共享。
对企业生产的调控主要集中在3个层次上：第一层：计划与监督;第二层：调整;第三层：执行。
所有这3层的工作都建立在企业数据的搜集和分析上，所以有了相应的计划数据、调节数据和结果数据这3个概念。当管理发生在第一层次，要对企业第二年的生产安排进行计划时，就必须对企业上年度的经营成果进行数据(结果数据)搜集、整理。当然，车间发生数据还应包括原材料消耗以及外加工部分。
数据的填写要具体到每一天、每一个班次。例如：
1、针对厂内生产设备，相应报表中应反映在这台设备上加工的订单及工序名称，工作开始和结束时间、时间长短、时间类型(调试、生产、中断、停机及辅助时间)，工艺要求(影响因素如印量、纸张等级、制版难度系数等)，数量(正品数量、次品数量)等。
2、针对每一份订单，相应报表中应反映加工此单的工艺流程及设备，加工时间点(起始、结束)、时间类型和长短，数量(正品数量、次品数量)，消耗材料种类及数量，外加工(种类、尺寸、数量)等。
3、针对每一位操作者，相应报表中应反映工作时间点(上下班时间)、时间类型(正常班、加班、轮班)和长短。
以上介绍了对企业管理人员相对重要的数据来源，数据来源正确、真实反映企业情况，才是最有价值的。目前，国外同行管理企业的数据统计工作已实现电脑化，不需要大量的人工操作和相应的统计职能部门，电脑已和设备联网，大量信息处理工作已由电脑完成，能及时反馈到管理层。在2003年11月于上海举办的中国国际全印展上，由德国CDF公司开发的印刷企业管理软件已能和印刷设备联网。领机操作设备时，只需拿起读码器将日报表上相应的工作读入，不需操作人员再用手工填写，避免了误写和有意隐瞒的现象。大量的信息由电脑处理，管理人员的电脑只需和中央信息控制中心联网，即可及时了解企业的生产状况，详细到印刷机正在印什么产品、已印了多少，节省了大量时间。
如果我们再将获得的数据定期按照天数、班次、工作岗位、设备、任务种类及操作人员进行汇总，将成本具体分摊、定期总结，管理人员就能真实地了解每台设备的实际生产能力、每份订单的实际获利情况。而订单实际获利是个十分重要的概念，管理人员关心的是每份订单的赢利情况，以便对报价做出调整或改变工艺、降低成本。日报表的作用是搜集生产中的实际发生情况，与报价中各项成本的预计情况进行比较，分析偏差产生的原因，找到改进的方法，其也是员工工资分配的基础。
目前印刷行业发展十分迅速，大量的先进设备不断进入中国市场。在购买设备后，关键是要进行充分管理，发挥其最大效能。有的企业引进了数百万元的生产线，却因为缺乏细致周密的市场调研导致设备到位后业务不足;另外有的企业则对生产工艺的设计和实施带有随意性，对员工的培训也不到位。这都是管理人员应当尽量避免的。
任何一台单张纸胶印机，即使是最先进的，如果它加工的产品经常是短版活，平均调试准备时间也会高达30%或者更多，再加上正式印刷过程中可能出现的停机中断时间，可能达到40%。在这段时间里，机器没有完成印刷，也就未能创造效益。
本文编辑/印联小黑
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